E-Fatura, faturaların UBL-TR formatında elektronik olarak oluşturulup mali mühür/e-imza ile imzalanarak GİB altyapısı üzerinden alıcıya iletilmesidir. Kâğıt, kargo ve manuel arşiv maliyetlerini azaltır; mevzuata uyumu, hız ve izlenebilirliği artırır. Zorunluluk eşikleri ciro/alan bazlı olarak dönem dönem güncellenir; buna rağmen gönüllü geçiş çoğu işletmede nakit akışı ve operasyon verimliliği açısından rasyoneldir.
Ancak dijitale geçiş sadece “PDF kesmek” değildir. e-Fatura; siparişten tahsilata, muhasebeden denetime uzanan zinciri dijitalleştirir, onay–ret süreçlerini şeffaflaştırır, ERP/muhasebe/ödeme sistemleriyle entegrasyon sayesinde veri tekrarını ve hatayı düşürür. Sonuç: daha düşük toplam maliyet, daha hızlı dönem sonu kapanışları ve daha sağlam bir nakit akışı.
E-Fatura’nın Kısa Tanımı ve Amacı
- Tanım: Faturanın hukuken geçerli, tamamen dijital üretilip saklandığı ve GİB ile entegre bir akışta karşı tarafa ulaştırıldığı sistem.
- Neden var? Kayıt dışı ile mücadele, denetim kolaylığı, iş süreçlerinde hız ve maliyet düşüşü.
- E-Fatura ≠ E-Arşiv ≠ E-İrsaliye:
- E-Fatura: GİB üzerinden gönderim; alıcı da E-Fatura mükellefidir.
- E-Arşiv: Alıcı E-Fatura değilse veya B2C satışlarda elektronik fatura çıktısı.
- E-İrsaliye: Mal sevkiyatına ilişkin e-belge; faturayla karıştırılmaz, birlikte çalışır.
Kimler Zorunlu? Kimler Gönüllü Geçebilir?
Zorunluluk listeleri ve ciro eşikleri dönemsel güncellenir. Bu sayfadaki bilgiler genel rehber niteliğindedir; karar vermeden önce GİB duyurularını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini mutlaka teyit edin.
- Zorunluluk: Sektör ve yıllık brüt satış hasılatı (ciro) gibi kriterlerle belirlenir ve yıllara göre güncellenebilir. E-ticaret, akaryakıt, inşaat, maden, konaklama, motorlu araç ticareti gibi alanlarda eşikler farklılaşabilir.
- Gönüllü Geçiş: Eşiğin altında kalan işletmeler maliyet, hız, tahsilat ve denetim avantajı için gönüllü geçebilir. Özellikle çok şubeli/bayili yapılarda merkezi kontrol büyük değer katar.
Not: Zorunluluk listeleri ve eşikler dönemsel güncellenir. Geçiş kararı öncesi muhasebeciniz ve GİB duyuruları ile teyit edin.
E-Fatura Nasıl Çalışır? (Uçtan Uca Akış)
- Oluşturma: ERP/muhasebe veya entegratör panelinde UBL-TR’ye uygun fatura kesilir.
- İmzalama: Mali mühür (tüzel) veya e-imza (şahıs) ile dijital imza atılır.
- İletim: Fatura GİB sistemine iletilir, buradan alıcıya yönlenir.
- Teslim/Kabul:
- Temel Fatura: Zımni kabul; alıcının ayrıca “kabul” yapması gerekmez.
- Ticari Fatura: Alıcı kabul/red/iptal verebilir (süre pencerelerinde).
- Arşiv: Yasal saklama süresince elektronik arşiv ve yedekleme yapılır.
Kabul/Red Senaryoları (özet):
- Temel: Hata varsa iade/iptal süreci ayrıca işletilir (karşılıklı mutabakat).
- Ticari: Alıcı panelden red verebilir; hatalı KDV/ünvan gibi durumlar hızlı düzeltilir.
- Hız öncelikliyse ve itiraz olasılığı düşükse → Temel fatura. Zımni kabul; hata çıkarsa iade/iptal ile düzeltilir.
- Mutabakat ve kontrol önemliyse → Ticari fatura. Alıcı panelden kabul/red verir; B2B’de tercih edilir.
- Kısa kural: İtiraz/ince ayar ihtimali = Ticari; aksi = Temel.
Geçiş Yolları ve Maliyetler
- GİB Portal: Hızlı başlama; düşük hacimli işletmelere uygun. Özelleştirme sınırlıdır.
- Özel Entegratör: Kolay kurulum, destek, raporlama; kullanıcı başı/işlem başı ücret olabilir.
- Doğrudan Entegrasyon: IT gücü olan firmalar için; bakım/uyum yükü işletmede.
Maliyet Kalemleri Özet: Lisans/abonelik, işlem başı ücret, mali mühür/e-imza, entegrasyon hizmeti, eğitim/destek ve saklama. Sadece “birim fiyat”a değil, toplam sahip olma maliyetine bakın.
Öncesi ve Sonrası Etki Örnek
- Önce (Kağıt): Fatura yazdır, imzala, kargola, bekle; gecikme, kayıp, geri dönen evrak.
- Sonra (E-Fatura): Anlık iletim, otomatik kayıt, daha hızlı tahsilat, düşük kâğıt/kargo maliyeti, denetimde tek tık arşiv.
Teknik Gereksinimler ve Entegrasyon
- Mali Mühür/E-İmza: Kimlik doğrulama ve bütünlük için zorunlu.
- UBL-TR Alanları: Vergi numarası, unvan, KDV/tevkifat/istisna alanlarının doğru doldurulması kritik.
- ERP/Muhasebe Entegrasyonu: Cari kodları, KDV matrahları, istisna notları, e-irsaliye senkronu, iade/irsaliye bağlantıları.
- Test & Loglama: Canlıya geçmeden örnek akışlar, hata kodları ve iade süreçleri test edilmeli.
Sektöre Göre Uygulama Notları
- E-Ticaret: Pazaryeri siparişi, kargo/iadeler, kupon/puan, kısmi iade senaryolarını netleştirin.
- Hizmet/Abonelik: Periyodik faturalama, otomatik tahsilat akışlarıyla eşleyin.
- Üretim/Dağıtım: E-İrsaliye ile mal çıkışı–fatura zamanlamasını kurun; çok noktalı sevkiyatlarda konsolidasyon.
- Bayi/Çoklu Şube: Merkez–şube yetkileri, onay mekanizmaları, konsolide rapor.
İhracat faturalarında KDV istisna kodu ve gümrük beyannamesi referansı zorunludur. Hizmet ihracında hizmetin yurt dışına sunumu şartları ve ispat belgeleri (sözleşme, çıktı, log) saklanır. Kur farkı ve teslim şartları (Incoterms) notlarda açık yazılmalıdır.
En Sık Hatalar ve Çözümler
- Yanlış KDV/İstisna Kodu: Kod–not eşleşmesini şablonlayın; ERP’de zorunlu alanlar kullanın.
- Unvan/VKN Hataları: MERSİS/GİB veritabanı doğrulaması yapın.
- Geç Gönderim: Sipariş–irsaliye–fatura akışında SLA tanımlayın.
- Arşivleme Eksikleri: Saklama süresi, denetim talebi için anlık erişim; yedekli depo.
- İptal/Red Süre Yönetimi: Ticari faturada süreleri dashboard’da izleyin.
Uyum ve Denetime Hazırlık
- Saklama & Erişim: Yasal süre boyunca bütünlük ve erişilebilirlik garanti edilmeli.
- İç Kontrol: Yetkiler, onay akışları, değişiklik logları.
- Periyodik Kontrol: KDV/tevkifat/istisna raporları, çapraz belge kontrolleri (irsaliye–fatura).
- Güncel Kalma: Mevzuat değişikliklerini entegratörünüz ve mali müşavirinizle izleyin.
Karar Ağacı (e-fatura)
- Alıcınız E-Fatura mükellefi mi? Evet: E-Fatura. Hayır: E-Arşiv.
- Mal mı çıkıyor? Evet: E-İrsaliye’yi devreye alın.
- Pazaryeri/online satış mı? E-Arşiv entegrasyonu ve iade akışını kurgulayın.
- Aylık hacim yüksek mi? Özel entegratör / doğrudan entegrasyon düşünün; aksi halde GİB Portal yeterli olabilir.
Kontrol Listeleri
Geçiş Öncesi 12 Madde
- Mali mühür/e-imza hazır mı?
- Entegrasyon yolu seçildi mi (Portal/Entegratör/Doğrudan)?
- UBL-TR alan eşlemesi test edildi mi?
- KDV/tevkifat/istisna kod–not sözlüğü hazır mı?
- E-İrsaliye gereksinimi var mı?
- Bayi/şube yetkileri tanımlandı mı?
- İade/iptal süreçleri yazılı mı?
- Arşivleme ve yedekleme planı net mi?
- Mevzuat değişiklik alarmı kuruldu mu?
- Test ortamında örnek fatura başarıyla döndü mü?
- Kullanıcı eğitimleri verildi mi?
- Canlıya geçiş tarihi ve sorumlular net mi?
Aylık Denetim 10 Madde
- Fatura–irsaliye eşleşme oranı
- KDV/tevkifat/istisna raporunun tutarlılığı
- Arşiv erişim testi (rasgele 5 fatura)
- Pazaryeri entegrasyon logları
- Abonelik/periyodik fatura başarısızlık oranı
- Mevzuat uyarılarının uygulanma durumu
Yasal Dayanak Tebliğ
- Mevzuat çerçevesi: e-Fatura uygulaması Vergi Usul Kanunu kapsamındaki tebliğ ve teknik kılavuzlarla (örn. VUK 509 sayılı Tebliğ ve güncellemeleri) yürütülür.
- Standart: Belgeler UBL-TR formatına uygundur; teknik şema ve alanlar GİB tarafından yayınlanır.
- Saklama yükümlülüğü: e-Fatura/e-Arşiv faturalar genellikle 10 yıl süreyle mevzuata uygun biçimde saklanır (saklama yeri, erişilebilirlik ve değişmezlik koşullarını sağlayacak şekilde).
- Güncelleme notu: Eşikler, kapsam ve teknik gereklilikler dönemsel değişebilir; uygulama öncesi GİB’in güncel duyuru ve kılavuzlarını kontrol edin.
e-Fatura Ücretlendirme Modelleri
e-Fatura dünyasında fiyatlama üç ana modelde görülür: kontör, işlem başı ve abonelik (sabit paket). En doğru seçim, yıllık tahmini hacim, belge türü dağılımı (e-Fatura/e-Arşiv/e-İrsaliye) ve entegrasyon ihtiyacına göre yapılır.
e-Fatura Kontör Sistemi Nedir?
“Kontör”, belirli sayıda belge üretme/iletme hakkıdır. Sağlayıcıya göre:
- Bir gönderim 1 kontör sayılabilir; bazı modeller alım ve raporlama için de kontör tüketir.
- e-Arşiv ve e-İrsaliye için farklı kontör tarifeleri olabilir.
- Kontörler paket olarak alınır; kullanım süresi ve devretme koşulları sözleşmede belirtilir.
Kontör Kullanımı ve Ücretlendirme
- Paket boyutu büyüdükçe birim kontör maliyeti genelde düşer.
- Otomatik yenileme veya erken uyarı (şu kadar kaldı) tanımlanabilir.
- İptal/iade kuralları, sözleşmede açıkça yer almalıdır (kullanılmayan kontör, iade şartı vb.).
Kontör Satın Alma İşlemleri
- İhtiyaç analizi (yıllık/hacim, belge türleri, entegrasyon).
- Paket ve SLA seçimi (destek, uptime, yanıt süreleri).
- Sözleşme/onay ve ödeme.
- Kontörlerin panele tanımlanması ve tüketim raporlarının aktif edilmesi.
- Limit uyarıları ve otomatik yenileme kurallarının açılması.
Kontör vs İşlem/Abonelik (TCO Kıyaslaması)
Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO) için şu formülle kıyaslayın:
TCO = Sabit ücretler (kurulum+abonelik) + [Birim maliyet × Yıllık belge adedi] + Entegrasyon/ek modül + Saklama + Destek/SLA
- Düşük hacim: Abonelik veya küçük kontör paketi.
- Orta hacim: İşlem başı veya orta/large kontör.
- Yüksek hacim/çoklu tür: Büyük kontör + indirim, ya da karma model.
- Mutlaka e-İrsaliye ve e-Arşiv hacmini de TCO’ya dahil edin.
Vergi Yükümlüğü ve Arşivleme (e-Fatura vs e-Arşiv)
- Kullanım alanı: e-Fatura, e-Fatura mükellefleri arasında; e-Arşiv, nihai tüketiciye ve e-Fatura kullanıcısı olmayanlara yönelik düzenlenir (B2C/B2B karma).
- Beyan ve saklama: Her ikisi de mevzuata uygun saklama ve doğru KDV/istisna kodları ile beyan gerektirir; e-Arşiv’de gün sonu raporlama ve belirli durumlarda GİB’e rapor gönderimi söz konusudur.
- Denetim izi: e-Fatura GİB sistemi üzerinden tevsik edilir; e-Arşiv’de raporlama ve saklama düzenine ekstra özen gerekir.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
E-Fatura ile E-Arşiv farkı ne?
E-Fatura, alıcının da mükellef olduğu B2B akışlarda kullanılır. E-Arşiv ise mükellef olmayan alıcılar (B2C) veya belirlenen limitli işlemler için geçerlidir.
Temel ve Ticari fatura farkı nedir?
Temel fatura, alıcının zımni kabulüyle hızlı akış sağlar. Ticari fatura ise alıcının panel üzerinden kabul veya red vermesine olanak tanır ve hataların hızla düzeltilmesine yardımcı olur.
Mali mühür şart mı?
Tüzel kişiler için mali mühür zorunludur. Şahıs işletmeleri ise e-imza ile süreci yürütebilir.
E-Faturada iade nasıl yapılır?
İade faturası, orijinal fatura referansıyla düzenlenir. Stok, irsaliye ve ödeme/iade işlemleriyle eşleştirilerek tamamlanır.
Pazaryerlerinde süreç nasıl işler?
Sipariş–fatura–iade akışı entegratör aracılığıyla yönetilir. Komisyon ve kupon alanlarının doğru işaretlenmesi gerekir.
E-İrsaliye ne zaman gerekli?
Fiziksel mal sevkiyatı olduğunda e-irsaliye düzenlenmelidir. Sevk anı kuralları ve saat damgası büyük önem taşır.
Arşivleme süresi nedir?
E-Faturalar, mevzuata uygun şekilde yıllarca elektronik ortamda saklanmalı ve gerektiğinde hızlı erişim sağlanmalıdır.
Hata yapıldığında nasıl düzeltilir?
Ticari faturada alıcı red verebilir. Temel faturada ise karşılıklı mutabakatla iade veya iptal prosedürleri uygulanır.
Yurtdışı satışlarda süreç nasıl işler?
İhracat senaryoları ve KDV istisna kodlarıyla uyumlu fatura düzenlenir. Gümrük ve lojistik belgeleriyle eşleştirme yapılır.
GİB Portal mı yoksa entegratör mü kullanılmalı?
İhtiyacınıza göre seçim yapabilirsiniz. Hızlı başlamak için GİB Portal uygundur; ölçeklenmek için entegratör ve entegrasyon çözümleri tercih edilir.
E-Fatura maliyeti nasıl hesaplanır?
Maliyet; lisans, işlem ücreti, mühür/e-imza, saklama ve destek gibi kalemlerden oluşur. Toplam sahip olma maliyetine yıllık belge adedi bazında bakılmalıdır.
E-Defter bağlantısı var mı?
E-Fatura verileri, e-defter kayıtlarının temelini oluşturur. Doğru alan eşleştirmesi bu süreçte kritik öneme sahiptir.
Abonelik ve tekrarlayan işler için çözüm var mı?
Zamanlanmış fatura ve otomatik tahsilat kullanıldığında başarısızlık oranı düşer ve süreçler daha verimli işler.
Gönüllü geçişin avantajları nelerdir?
Gönüllü geçiş yapan işletmeler daha hızlı tahsilat, daha az hata, daha iyi denetim ve görünürlük elde eder.
Denetimde hangi bilgiler istenir?
UBL-TR doğruluğu, istisna notları, arşiv erişimi, log kayıtları ve çapraz belge kanıtları denetimlerde talep edilebilir.
E-Fatura zorunluluğu hangi cirodan sonra başlar?
Zorunluluk, ciro eşiği ve sektörel kriterlere göre GİB tarafından belirlenir. Limitler yıl bazında güncellenir, güncel duyurular takip edilmelidir.
E-Fatura ücretli mi, maliyet kalemleri neler?
Evet. Maliyetler genellikle kurulum, entegrasyon, işlem/abonelik ücreti, saklama, destek ve ek modüllerden oluşur.
Temel ve Ticari fatura ne zaman kullanılmalı?
Temel fatura, onay gerektirmeden iletilir; hatalar iade veya düzeltme süreciyle çözülür. Ticari fatura ise alıcıya kabul/red hakkı verir ve mutabakat gerektiren B2B işlemlerde tercih edilir.
Ticari ve Bireysel kredi farkını görmek için tıklayın!
Payfoni ile E-Tahsilat, Online Tahsilat ve Finans İşlemleri
- Periyodik/Abonelik Ödemeleri: Zamanlanmış düzenli çekim ve dijital ödeme hatırlatmaları.
- Bayi & Alt Bayi Paneli: Çok noktalı yapıda online tahsilatlar, iadeler ve komisyonlar tek ekranda.
- Muhasebe Entegrasyonu (örn. Netsis): Tahsilatlar otomatik fişlenir; KDV/hesap kodları doğru işlenir, kapanış hızlanır.
- Güvenlik: PCI-DSS uyumu, 3D Secure ve risk motorlarıyla sahteciliğe karşı güvenli dijital ödeme altyapısı.
Kısacası: Payfoni ile muhasebe entegrasyonu, e-tahsilat, online tahsilat ve dijital ödemeler süreçlerinizi tek panelden yönetin; nakit akışınızı hızlandırın, operasyonel hataları azaltın ve tahsilat verinizi anlık raporlayın.
